Privacyverklaring

Octopas coaching & training hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Deze privacyverklaring heeft dan ook als doel om op een heldere manier informatie te geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Octopas coaching & training verkrijgt persoonsgegevens door de gegevens die je als klant verstrekt via de website, e-mail en telefoon. Daarnaast kunnen er persoonsgegevens bij ons worden aangeleverd via derden (de opdrachtgever) in het kader van onze dienstverlening.
Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met de aangeleverde persoonsgegevens. Octopas coaching & training houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Dit brengt met zich mee dat wij:

  • Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en het soort persoonsgegevens worden beschreven in deze privacyverklaring;
  • De verwerking van je persoonsgegevens beperkt zich tot de gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om je uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van je persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van je rechten omtrent je persoonsgegevens, je actief hierop wijzen en deze respecteren.

Als Octopas coaching & training zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van de privacyverklaring, of in algemenere zin vragen hebt hierover, neem dan contact met ons op. De contactgegevens bevinden zich onderaan dit schrijven.

Verwerking van persoonsgegevens van klanten en leveranciers

DOEL & GRONDSLAG

Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door Octopas coaching & training verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinde;
  • Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
  • Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze deze persoonsgegevens is:

  • De overeengekomen opdracht;
  • Het verstrekken van inhoudelijke gegevens; verbaal, digitaal en in hard copy;
  • Het onderhouden van contacten;
  • Het bevorderen van een actieve participatie aan activiteiten;
  • Het verrichten van administratieve handelingen;
  • Verbetering van de dienstverlening;Facturering;
  • Nakoming van wettelijke verplichtingen.

OM WELKE GEGEVENS GAAT HET?

Voor de eerder genoemde doelstelling(en) kan Octopas coaching & training vragen naar de volgende persoonsgegevens:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Adres;
  • Woonplaats;
  • Geboortedatum;
  • Geslacht;
  • (Zakelijk) Telefoonnummer;
  • (Zakelijk) E-mailadres;
  • Gegevens over je achtergrond en gezondheid;
  • Gegevens over je opleiding, werkervaring, werkgevers en interessegebieden;
  • Gegevens over etnische afkomst, politieke opvattingen of voorkeur en/of religieuze opvatting of overtuiging komen mogelijk in een gesprek ter sprake of staan vermeld in je CV;
  • Bank- en Salarisgegevens (bij UWV trajecten waar bewijsvoering van dienstverband noodzakelijk is of waar sprake is van een reiskostenvergoeding);
  • BSN-nummer (bij UWV- en zorgtrajecten waar voor de uitvoering van de rechten en plichten het arbeidsrecht en/of het sociale zekerheidsrecht van toepassing is).

Bewaartermijn

Je persoonsgegevens worden door Octopas coaching & training niet langer dan noodzakelijk bewaard. Dit betekent dat persoonsgegevens bewaard worden zolang zij nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken. Bepaalde gegevens moeten langer bewaard worden, omdat we ons aan wettelijke bewaarplichten moeten houden, zoals de fiscale bewaarplicht.

Ten behoeve van genoemde verwerking(en) worden je persoonsgegevens als volgt opgeslagen:

  • Gedurende de looptijd van de overeenkomst; maar in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
  • Bij UWV trajecten is de bewaarplicht 7 jaar.
  • Bij zorgtrajecten is de bewaarplicht 15 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees

Persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees worden door Octopas coaching & training verwerkt ten behoeve van het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen. Grondslag voor deze persoonsgegevens vormt de inschrijving van het formulier voor de nieuwsbrief.

Daarom kan Octopas coaching & training de volgende persoonsgegevens van je vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • E-mailadres.

Deze persoonsgegevens worden opgeslagen gedurende de periode dat men aangemeld is. Zo kunnen wij je via een beperkt aantal mailings per jaar op de hoogte brengen van interessante informatie of een uitnodiging sturen voor een bijeenkomst of training. Het mailbestand wordt uitsluitend gebruikt voor mailings vanuit Octopas coaching & training. Indien je geen mailings wilt ontvangen, kun je dat aan ons doorgeven of je direct afmelden via een link in elke mailing.

Verwerking van persoonsgegevens van prospect en/of geïnteresseerde

Persoonsgegevens van prospect en/of geïnteresseerde worden door Octopas coaching & training verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten. Grondslag voor deze persoonsgegevens is: mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op LinkedIn.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Octopas coaching & training de volgende persoonsgegevens van je vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres,

Je persoonsgegevens worden door Octopas coaching & training opgeslagen voor de periode dat men gezien wordt als een prospect en/of geïnteresseerde.

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de eerder beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van de (financiële) administratie;
  • Het maken van een professionele profielfoto;
  • Het verzorgen van nieuwsbrieven;
  • Instanties die controles uitvoeren in het kader van door mij gevoerde keurmerken;
  • Het verzorgen van de internetomgeving (website, data opslag en PC beheer & reparatie).

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk is verplicht en toegestaan. Een voorbeeld hiervan is dat de rechterlijk macht (persoons)gegevens bij ons opvraagt in het kader van een onderzoek. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn wij dan ook verplicht om deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden, indien je ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daar schriftelijke toestemming voor is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zoals:

  • Alle personen die namens Octopas coaching & training kennis van je gegevens kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • Het dossier wordt opgeslagen in een afsluitbare kast en de digitale data wordt beschermd tegen Cyberrisico’s (ESET internet security);
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van je persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten

  • Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van jouw persoonsgegevens. Je hebt recht op inzage in je persoonsgegevens. Dat houdt in dat je kunt vragen of er persoonsgegevens zijn vastgelegd en zo ja, welke. Persoonlijke werkaantekeningen als geheugensteuntje vallen niet onder het inzagerecht, maar de informatie die verstrekt gaat worden aan derden wel (zie eerdere informatie over de rapportage).

  • Je hebt recht op correctie van je persoonsgegevens. Dat houdt in dat je mag vragen om je persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. Het correctierecht heeft geen betrekking op het corrigeren van professionele indrukken, meningen en conclusies waarmee je het niet eens bent. Wel mag jouw schriftelijke mening worden toegevoegd aan de rapportage of het dossier. Die ruimte wordt je sowieso geboden in elke rapportage.

  • Je hebt ook recht op data-portabiliteit, oftewel overdraagbaarheid van persoonsgegevens. Dit houdt in dat je het recht hebben om de persoonsgegevens te ontvangen die aanwezig zijn. Zo kun je deze informatie doorgeven aan een andere leverancier met een zelfde type dienstverlening. In de praktijk geef ik je alle beschikbare informatie in de sessie (bijvoorbeeld uitslagen van vragenlijsten). Je dossier en gegevens worden hoe dan ook na zeven jaar verwijderd.

  • Mogen wij je persoonsgegevens verwerken op basis van een door jou gegeven toestemming hiertoe, dan heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken. Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van je ontvangen hebben. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook mag je de door jou verstrekte gegevens door ons laten overdragen aan jouzelf, of in opdracht van jou, aan een andere partij.

    Mogen wij je persoonsgegevens verwerken op basis van een door jou gegeven toestemming, dan heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klacht

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens, dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt dan altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als Octopas coaching & training zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van de Privacy policy, of in algemenere zin vragen hebt, hierover dan kun je uiteraard contact opnemen.

Contactgegevens

Octopas coaching & training
Vestwal 4
2312 NP Leiden

Wijzigingen privacyverklaring

Octopas coaching & training behoudt zich het recht voor om haar privacy beleid aan te passen. Het is daarom raadzaam de website te raadplegen voor de meest up-to-date versie.

Leiden, 1 januari 2019