Klachten- en geschillenregeling

Wij vinden het belangrijk dat onze klanten en opdrachtgevers tevreden zijn over de geboden dienstverlening. Mocht dat niet het geval zijn, dan willen wij dat graag horen. De klachten- en geschillenregeling van Octopas coaching & training biedt je de mogelijkheid om tot een oplossing te komen.

In de onderstaande procedure staat beschreven hoe je kenbaar kunt maken dat je niet tevreden bent. Je vindt hier ook een beschrijving van de manier waarop een klacht wordt afgehandeld. Wij zullen er alles aan doen om een eventuele klacht naar tevredenheid af te handelen. Door uw klacht kenbaar te maken, helpt u ons bovendien om onze dienstverlening verder te verbeteren.

PROCEDURE

Mocht er zich een situatie voordoen waarover je ontevreden bent, dan bieden wij je de gelegenheid om een gemotiveerde en onderbouwde klacht in te dienen. De procedure gaat als volgt:

Een klachtenprocedure heeft een informeel begin. Een klacht kan zowel schriftelijk als mondeling kenbaar worden gemaakt. Een mondeling (eventueel telefonisch) informeel contact is in veel gevallen voor beide partijen de beste methode om tot een bevredigende oplossing te komen.
Lukt het niet om op een informele manier tot een oplossing te komen, dan treedt de meer formele procedure in werking. Stuur in dat geval een ondertekende en schriftelijke klachtmelding naar Octopas coaching & training adres: Vestwal 4, 2312 NP te Leiden. In deze schriftelijke klachtmelding moeten in ieder geval naam en adres van de indiener, de dagtekening en een duidelijke omschrijving van de klacht vermeld worden.
Je krijgt als indiener binnen twee weken nadat de klacht is ontvangen een schriftelijke bevestiging van ontvangst, mits voldaan is aan de hierboven beschreven vereisten.
De behandelaar van de klacht onderzoekt de ontvankelijkheid van de klacht. Deze is niet ontvankelijk wanneer de klacht niet direct betrekking heeft op de bejegening of begeleiding van cliënt. Is de klacht niet ontvankelijk bevonden, dan wordt dit schriftelijk en gemotiveerd aan de klager kenbaar gemaakt.
De behandeling van de klacht geschiedt door een onafhankelijk persoon die niet betrokken is bij de gedraging en/of uitlatingen waarop de klacht van toepassing is.
Zowel jij, als diegene op wie de klacht betrekking heeft, wordt in de gelegenheid gesteld om gehoord te worden. Daarvan dient een schriftelijk verslag te worden opgemaakt. Dit verslag wordt zowel aan jou als aan diegene waarop de klacht betrekking heeft toegezonden.
De klacht dient binnen een periode van zes weken na indiening te worden afgehandeld. Je wordt schriftelijk op de hoogte gesteld van de bevindingen van het onderzoek, evenals van de eventuele verdere acties en/of maatregelen die naar aanleiding van de bevindingen ondernomen zijn of zullen worden.

Octopas coaching & training draagt zorg voor een goede registratie van het aantal bij haar ingediende formele klachten, de aard, de doorlooptijd evenals de getroffen maatregelen naar aanleiding van de klacht.

Als voorgaand proces niet tot een bevredigende oplossing leidt, zullen we, indien gewenst, je in contact brengen met een onafhankelijke klachtencommissie van de volgende organisaties:

Bij klachten met betrekking tot de (loopbaan)coaching kan je je melden bij de Raad voor Klachtenbehandeling van de Noloc https://www.noloc.nl/l/en/library/download/urn:uuid:95e4ec0d-aa7b-4d43-8d3e-6d257d15ccd6/reglement+van+klachtenbehandeling.pdf?format=save_to_disk.
Bij klachten met betrekking tot therapeutische gesprekken met vergoeding van de zorgverzekeraar kun je contact opnemen met de organisatie p3nl. Het klachtenformulier wordt op jouw verzoek toegezonden door Octopas coaching & training, of je stuurt voor dit klachtenformulier een e-mail naar p3nl@klachtencompany.nl.