Algemene voorwaarden

Voor gecoachte – Voor opdrachtgever

Ten aanzien van de soort opdracht/begeleiding en de opdrachtgever (particulier/organisatie) gelden verschillende privacy-, klachten- en aansprakelijkheidsreglementen. Deze algemene voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel.

Voorwaarden gecoachte

De lengte en inhoud van het coachtraject is afhankelijk van de aard en de complexiteit van de ondersteuningsvraag. Ook de inzet van de gecoachte speelt hierbij een belangrijke rol. Het aantal coachsessies ligt in veel gevallen tussen de vijf en tien gesprekken en bij therapietrajecten tussen de acht en twintig sessies.

Privacy

Jouw persoonlijke gegevens zijn vertrouwelijk. Je dossier, bestaande uit het intakeformulier, ingevulde vragenlijsten, uitgevoerde opdrachten, testresultaten en mijn notities worden opgeslagen in een afsluitbare kast en/of digitaal op een met wachtwoord beveiligde computer. Jij bepaalt in bijna alle gevallen wie inhoudelijk over de voortgang van het traject wordt geïnformeerd. Er worden zonder jouw toestemming door mij geen inhoudelijke gegevens over een traject verstrekt aan derden. Als uitzondering geldt een wettelijke verplichting. Voor bepaalde gegevens geldt volgens het Burgerlijk Wetboek of de belastingwetgeving een bewaarplicht.

Je hebt het recht om je dossier in te zien. De dossiers worden zeven jaar lang bewaard. Verder geldt dat een dossier niet langer bewaard wordt dan nodig is voor het doel waarvoor het is opgesteld. Ik vernietig je dossier als je daar schriftelijk om vraagt. Eventuele personen die door Octopas worden ingehuurd gaan eveneens vertrouwelijk om met jouw klantgegevens. Octopas coaching & training is aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) onder meldingsnummer m1555015.

voorwaarden

Octopas coaching & training is ermee bekend dat de door de opdrachtgever verstrekte gegevens over cliënt van vertrouwelijke aard kunnen zijn. Omdat bij een goede samenwerking tussen de coach en cliënt vertrouwen een grote rol speelt, zal de coach de inhoud van gesprekken niet aan de opdrachtgever rapporteren; deze informatie wordt gezien als vertrouwelijk. De Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) wordt nageleefd. De eventueel op cliënt betrekking hebbende gegevens in de individuele trajecten worden behandeld met inachtneming van de geheimhoudingsbepaling van artikel 74 van de Wet Structuur Uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen (wet SUWI) en met inachtneming van de Wet Verbetering Poortwachter (WVP).

Evaluatie en klachten

Evaluaties zijn er om een goed verloop van een coachtraject te bevorderen en waar nodig verbetering aan te brengen. Het traject wordt afgesloten met een evaluatieverzoek dat wordt uitgevoerd door een externe partij., Bij dit evaluatieonderzoek geef je anoniem feedback op het traject. Ik ben aangesloten bij het Blik op Werk Keurmerk. Deze onafhankelijke organisatie onderzoekt mijn werkwijze en de tevredenheid van mijn klanten en opdrachtgevers. De cliëntenaudit voor Blik op Werk wordt uitgevoerd door Panteia. Na afronding van ons traject zal je per e-mail en/of telefonisch worden benaderd voor dit tevredenheidsonderzoek. Mocht je dit niet willen, laat dit dan weten.

Wanneer je een probleem ervaart, is het belangrijk dat je eerst zelf probeert deze klacht rechtstreeks bij de coach/therapeut te uiten. Mocht er zich toch een situatie voordoen waarover je ontevreden bent, dan bieden wij je de gelegenheid om een gemotiveerde en onderbouwde klacht in te dienen. Deze procedure gaat als volgt:

  1. Een klachtenprocedure heeft een informeel begin. Een klacht kan zowel schriftelijk als mondeling kenbaar worden gemaakt. Een mondeling (eventueel telefonisch) informeel contact is in veel gevallen voor beide partijen de beste methode om tot een bevredigende oplossing te komen.
  2. Lukt het niet om op een informele manier tot een oplossing te komen, dan treedt er een meer formele procedure in werking. Stuur in dat geval een ondertekende en schriftelijke klachtmelding. In deze schriftelijke klachtmelding moeten in ieder geval naam en adres van de indiener, de dagtekening en een duidelijke omschrijving van de klacht vermeld worden.
  3. Je krijgt als indiener binnen twee weken nadat de klacht is ontvangen een schriftelijke bevestiging van de indiening, mits voldaan is aan de hierboven beschreven vereisten.
  4. De behandelaar van de klacht onderzoekt de ontvankelijkheid van de klacht. Deze kan niet ontvankelijk zijn als de klacht geen directe betrekking heeft op de bejegening of behandeling van cliënt door betrokkene. Is de klacht niet ontvankelijk dan wordt dit schriftelijk en gemotiveerd aan de klager kenbaar gemaakt.
  5. De behandeling van de klacht geschiedt door een onafhankelijk persoon die niet betrokken is bij de gedraging en/of uitlatingen waarop de klacht van toepassing is.
  6. Zowel jij, als diegene op wie de klacht betrekking heeft, wordt in de gelegenheid gesteld om gehoord te worden. In beide gevallen dient er van deze gelegenheid een schriftelijk verslag te worden opgemaakt. Dit verslag wordt zowel aan jou als aan diegene waarop de klacht betrekking heeft toegezonden.
  7. De klacht dient binnen een periode van zes weken na indiening te worden afgehandeld. Je wordt schriftelijk op de hoogte gesteld van de bevindingen van het onderzoek evenals van de eventuele verdere acties en/of maatregelen die naar aanleiding van de bevindingen ondernomen zijn of zullen worden.

Octopas coaching & training draagt zorg voor een goede registratie van het aantal bij haar ingediende klachten, de aard, de doorlooptijd evenals de getroffen maatregelen naar aanleiding van de klacht.
Als dit proces niet tot een bevredigende oplossing leidt, kun je de websites van de volgende organisaties raadplegen voor eventuele vervolgstappen:

  1. NFG – RBCZ : bij klachten met betrekking op therapeutische gesprekken met vergoeding van de zorgverzekeraar
  2. CMI – NOLOC – NIP: bij klachten met betrekking op loopbaancoaching en begeleiding

Betalingsvoorwaarden

In sommige gevallen vergoedt de zorgverzekering een traject bij Octopas. Je bent zelf verantwoordelijk voor het declareren bij de zorgverzekeraar en dient de factuur daardoor eerst zelf voor te schieten. (Coach)trajecten die worden vergoed door het UWV, de gemeente of een werkgever worden direct bij de opdrachtgever gefactureerd.
Voor (coach)trajecten die niet voor volledige vergoeding in aanmerking komen, stuur ik je eens in de maand een factuur. Het is belangrijk om te weten dat je zelf zorgdraagt voor de betaling van deze facturen. De kosten voor de coaching/begeleiding dienen binnen 14 dagen na de factuurdatum betaald te zijn.

Annulering

Het annuleren of verzetten van de coachafspraak is mogelijk wanneer dit meer dan 24 uur voorafgaand aan het gesprek gebeurt. Bij annulering binnen 24 uur voorafgaand aan het gesprek worden de volledige kosten van het gesprek in rekening gebracht.

Voorwaarden bedrijven/organisaties

Voor organisaties gelden de Algemene Voorwaarden (gedeponeerd bij de KvK te Leiden).
Octopas coaching & training is niet verantwoordelijk voor druk-, zet- of typefouten, en is niet gebonden aan het uitvoeren van de opdracht tegen de verkeerd weergegeven prijs of voorwaarden. Alle schriftelijk vastgelegde afspraken die afwijken van deze voorwaarden overschrijven deze algemene voorwaarden.

Algemeen

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen van en opdrachten aan Octopas coaching & training.

BTW

Conform de belastingvoorschriften wordt 21 % BTW gefactureerd voor advieswerkzaamheden, coaching en training.

Betalingsvoorwaarden

a) Het factuurbedrag dient uiterlijk 14 dagen na factuurdatum bij Octopas coaching & training binnen te zijn, tenzij anders in de opdrachtbevestiging vermeld. Het niet op tijd voldoen van de factuur ontheft de opdrachtgever niet van de aangegane verplichtingen.
b) Indien de opdrachtgever in gebreke blijft in de tijdige betaling van een factuur, dan is de opdrachtgever van rechtswege in verzuim. In dat geval is deze de wettelijke rente verschuldigd.
c) Indien de opdrachtgever in gebreke of in verzuim is bij de (tijdige) nakoming van zijn verplichtingen, dan komen alle redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte voor rekening van de opdrachtgever. De buitengerechtelijke kosten worden berekend op basis van hetgeen in de Nederlandse incassopraktijk gebruikelijk is.

Annulering

a) Annulering van een coachgesprek: annuleren of verzetten van de coachafspraak is mogelijk wanneer dit meer dan 24 uur voorafgaand aan het gesprek gebeurt. Bij annulering binnen 24 uur worden de kosten van het gesprek in rekening gebracht.
b) Annulering van een training: in de onderstaande gevallen van annulering door de opdrachtgever worden de volgende percentages van de investering in rekening gebracht. Annulering c.q. uitstel voor aanvangsdatum van de eerste dag.
Langer dan 14 dagen voor aanvang: 20% van de totale investering (de afgesproken prijs).
Tussen de 8ste en 14e dag: 50% van de totale investering.
Tot en met de 7e dag voor aanvang: 80% van de totale investering.
c) Annuleringen dienen schriftelijk te worden doorgegeven. De dag waarop deze bij Octopas coaching & training binnenkomt, geldt als annuleringsdatum.
d) Indien door overmacht van onze zijde een opdracht niet op de geplande data kan worden uitgevoerd, wordt de opdrachtgever hierover geïnformeerd; in overleg zullen dan nieuwe data worden bepaald. Verschuiving om deze reden geeft geen recht op annulering of schadevergoeding.

Eigendom

Alle materialen t.b.v. de trainingen en presentaties zijn eigendom van Octopas coaching & training en mogen derhalve zonder schriftelijke toestemming van Octopas coaching & training niet vermenigvuldigd en/of aan derden worden aangeboden.

Geheimhouding

a) Alle informatie die uit de samenwerking tussen Octopas coaching & training en de opdrachtgevers voortkomt wordt als strikt vertrouwelijk beschouwd en als zodanig behandeld.
b) De coach/trainer van Octopas coaching & training houdt zich aan zijn geheimhoudingsplicht en communiceert alleen over zaken m.b.t. deelnemer en/of cliënt wanneer deze hiermee akkoord is gegaan.

Totstandkoming van de overeenkomst

De overeenkomst geldt vanaf het moment dat het door de opdrachtgever ingevulde en overgedragen opdracht door Octopas training & coaching is ontvangen, en de overeenkomst door de opdrachtgever is ondertekend dan wel digitaal akkoord is bevonden.

Uitvoering van de opdracht

a) Octopas coaching & training bepaalt de wijze waarop en door welke perso(o)n(en) de verleende opdracht uitgevoerd wordt. Hiervan wordt de opdrachtgever altijd op de hoogte gesteld.
b) Octopas coaching & training mag ten allen tijde derden bij de uitvoering van de opdracht betrekken.
c) Voor de trainingen selecteert Octopas coaching & training indien afgesproken geschikte locaties in overleg met de opdrachtgever.
d) Alle door Octopas coaching & training uitgevoerde opdrachten zijn op basis van een inspanningsverplichting.
e) Het aannemen van een opdracht tot loopbaanontwikkeling (loopbaanbegeleiding en loopbaancoaching) en outplacement is geen toezegging tot vertrek of erkenning van de noodzaak daartoe door de cliënt noch als erkenning van disfunctioneren of ongeschiktheid van de cliënt in zijn huidige functie of het bestaan van een onwerkbare situatie. Tenzij de cliënt hierover expliciet anderszins is geïnformeerd of de begeleiding deel uitmaakt van afspraken met betrekking tot beëindiging van het dienstverband.

Vervanging

a) Vervanging van deelnemer(s) is toegestaan mits de vervangende deelnemer(s) een vergelijkbare functie uitoefent. Aan vervanging zijn geen kosten verbonden.
b) Bij vervanging van deelnemers dient de opdrachtgever Octopas coaching & training hierover zo snel mogelijk schriftelijk op de hoogte te stellen.

Overmacht

Octopas coaching & training is niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting jegens de opdrachtgever indien hij daartoe gehinderd wordt als gevolg van een omstandigheid die niet is te wijten aan schuld, en noch krachtens de wet, een rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor zijn rekening komt. Onder overmacht wordt verstaan, naast hetgeen daaromtrent in de wet en jurisprudentie wordt begrepen, alle van buitenkomende oorzaken, voorzien of niet-voorzien, waarop Octopas coaching & training geen invloed kan uitoefenen, maar waardoor deze niet is staat is zijn verplichting na te komen.

Aansprakelijkheid

a) Octopas coaching & training is aansprakelijk voor de tekortkomingen in de uitvoering van de opdracht, voor zover deze het gevolg zijn onzorgvuldigheid, ondeskundigheid en vakmanschap.
b) De aansprakelijkheid voor de schade veroorzaakt door tekortkomingen wordt beperkt tot het bedrag van het honorarium dat Octopas coaching & training voor haar werkzaamheden in het kader van die opdracht heeft ontvangen.
c) Bij opdrachten die een langere doorlooptijd dan een half jaar hebben geldt een verdere beperking van de hier bedoelde aansprakelijkheid tot maximaal het declaratiebedrag over de laatste zes weken.

Ter beschikkingstelling

a) Opdrachtgever verstrekt alle documenten en gegevens die nodig zijn om de opdracht door Octopas coaching & training optimaal te laten verlopen.
b) Opdrachtgever verschaft op de uitvoerende locaties een werkruimte met alle benodigde faciliteiten voor de uitvoering van de opdracht. Kosten voor deze faciliteiten zijn voor rekening van de opdrachtgever.

Voorwaarden hand-outs

Alle hand-outs die te vinden is op www.octopas.nl zijn geschreven met een informatief oogmerk en bieden de lezer handvatten om tot verbetering van de persoonlijke of werksituatie te komen. Een ander gevolg kan zijn dat hij of zij de weg naar de beschikbare zorg/ ondersteuning beter weet te vinden door de informatie. De toepasbaarheid van de geboden informatie dient de lezer zelfstandig te beoordelen op basis van de persoonlijke en specifieke situatie waarin deze zit.

De totstandkoming van de informatie in de hand-outs is met de grootste zorg uitgevoerd. Octopas coaching & training kan evenwel niet instaan voor de volledigheid en juistheid van de informatie en is dan ook, behoudens opzet of grove schuld, niet aansprakelijk voor schade die is ontstaan als gevolg van onjuistheid, onvolledigheid of onrechtmatigheid van de inhoud.

De hand-outs die te vinden is op www.octopas.nl zijn geschreven met een informatief oogmerk en bieden de lezer hopelijk handvatten om tot verbetering van de persoonlijke of werksituatie te komen. Een ander gevolg kan zijn dat hij of zij de weg naar de beschikbare zorg/ ondersteuning beter weet te vinden.

De toepasbaarheid van de geboden informatie dient de lezer zelfstandig te beoordelen en op basis van de persoonlijke en specifieke situatie waarin deze zit.
Bij het downloaden van een hand-out hand-outs, e-books of werkblad gaat de gebruiker ermee akkoord dat zijn of haar e-mailadres wordt toegevoegd aan de database van Octopas coaching & training. Deze wordt alleen gebruikt voor het verzenden van nieuwsbrieven (dit zal niet vaker plaatsvinden dan 1 maal per kwartaal).

Copyrights ©2016 - Octopas.nl